dodał/a: Elżbieta Szymańska dnia: 11.06.2017 r. o godzinie: 18:56
3

Zdjęcie przedstawia widok plaży i morza w oddali. Z prawej strony zdjęcia widoczny jest fragment kolorowego parawanu. Na zdjęciu dodany jest tekst.

Nie wiem jak Wy się czujecie w te piękne czerwcowe dni, ale im bliżej zakończenia roku szkolnego, tym częściej mam w głowie słowa piosenki z filmu „Szatan z siódmej klasy”. Chodzę i nucę „Lato, lato, lato czeka, razem z latem czeka rzeka, razem z rzeką czeka las, a tam ciągle nie ma nas”. Ale ten uroczy czas oczekiwania na urlop, to czas tzw. działań zabezpieczających. Bo na urlop idę nie tylko ja, ale również spora grupa naszego społeczeństwa: i księgowi księgujący faktury oraz przygotowujący przelewy, i dyrektorzy aprobujący przelewy, i przedsiębiorcy i ich pracownicy. A to oznacza, że możemy przewidzieć pewne tzw. zatory płatnicze. Niektóre firmy radzą sobie wspaniale i aż mi żal, że nie mogę z określonych względów wymienić tych, którzy płacą bez względu na to, czy jest przerwa świąteczna, „majówka”, czy okres urlopowy. Przewidują okresowe braki kadrowe i wszystko zawczasu przygotowują na piątkę. Niestety są firmy, przedsiębiorcy, osoby prowadzące działalność gospodarczą, które są co roku zaskoczone, że nadeszły wakacje.

Poruszę tutaj dwie kwestie, które utrudniają komunikację między firmami, a dla nas wierzycieli, windykatorów stanowią pewne wyzwanie. Pierwsza dotyczy prostej (wydawało by się) rzeczy, jaką jest tzw. informacja zwrotna o nieobecności osoby, z którą chcemy się skontaktować. Wyobraźmy sobie następującą sytuację. Dzwonimy do firmy i już na poziomie recepcji/sekretariatu napotykamy dwie trudności. Pierwsza to taka, że na recepcji telefon odbiera osoba pracująca na zastępstwo. Niektóre firmy nie zatrudniają dwóch, czy trzech sekretarek (które mogły by się zastępować), a czasami w firmie w ogóle nie ma typowego stanowiska sekretarki i telefon odbiera ktoś z „doskoku”. Osoba na zastępstwie może nie orientować się dobrze z kim dokładnie powinna nas połączyć w konkretnej sprawie. Często firmy zatrudniają w wakacje osoby z agencji pracy tymczasowej i te osoby dostają listę pracowników i wiedzą tylko tyle co widzą na liście, czyli dział, nazwisko i jak łączyć lub o czyjej nieobecności poinformować. Możemy mieć również drugą sytuację, gdy znamy nazwisko osoby, z którą potrzebujemy porozmawiać o niezapłaconych naszych fakturach. Problem pojawia się, jeśli jest ona nieobecna, a na recepcji nie wiedzą z kim połączyć. Proszenie o połączenie ogólnie do księgowości czasami nie skutkuje.

Druga kwestia dotyczy informacji zwrotnej na wysłany e-mail. Mam jedną ulubioną spółkę (całkiem dużą), w której mam wrażenie pracownicy się ze sobą nie komunikują. Znam kilka nazwisk z ich działu księgowego, ale zwyczajowo piszę do osoby zajmującej płatnościami, aby docierać od razu do właściwej. Otrzymuję zwrotkę o nieobecności osoby i jest informacja z kim można się kontaktować w czasie jej nieobecności. Piszę raz jeszcze do wskazanej osoby, a w odpowiedzi otrzymuję wiadomość, że jest nieobecna i wskazuje kolejną osobę. Piszę po raz trzeci do innej osoby i uwaga… okazuje się, że też jest na urlopie, a kieruje do osoby, do której pisałam w pierwszej kolejności. Lekki zawrót głowy. Zawsze próbuję do skutku z kimś się skontaktować i porozmawiać o płatnościach, ale czas jest zmarnowany. Nie wspominam o ogólnym odczuciu i „niesmaku”.

Generalnie okres wakacyjny jest wystarczająco trudny dla tych, którzy pracują i często muszą zastępować „urlopujących się” kolegów. Pomyślmy o tych, którzy zostają i o tych wszystkich, którzy będą się kontaktować z naszą firmą pod naszą nieobecność. Zostawmy na recepcji precyzyjną informację, kto nas zastępuje w jakich sprawach, przekażmy właściwe adresy e-mail, telefony tych osób i podajmy datę swojego powrotu z urlopu. W tzw. informacji zwrotnej na e-maile podajmy okres naszej nieobecności, również adres e-mail, telefon, imię i nazwisko osoby nas zastępującej. Poprawmy treść wiadomości typu:” Jestem nieobecna do dnia…. Proszę o kontakt z a.nowak@xxx „- przy tej treści nie wiemy nawet, czy to kobieta, czy mężczyzna. Możemy dodać popularne sformułowania: dzień dobry, odpowiem na wszystkie e-maile po powrocie, pozdrawiam. Dla nas wierzycieli, w sytuacji, w której nie możemy uzyskać zapłaty swoich faktur, bo nie ma księgowej, bo nie ma dyrektora akceptującego przelewy itd., forma w jakiej się o tym dowiadujemy, też ma znaczenie. Zgodzicie się ze mną?

Pamiętajmy, że każdy z nas jest ambasadorem firmy, w której pracuje. Nawet jak jesteśmy na urlopie :-)

Podpis Elżbieta Szymańska pod postem

„Wakacje, znów będą wakacje,

Na pewno mam rację, wakacje będą znów”



0 osób lubi ten post

Komentarze (3)

dodał/a: Adriana dnia: 20.06.2017 r. o godzinie: 13:37

Ja mam jeszcze jedno spostrzeżenie - jeśli już przebrniemy przez pierwsze sito, tj. - "zastępcza" Pani w recepcji poinstruowana z kim chcielibyśmy rozmawiać i w jakiej sprawie oraz przez kolejne - czyli przekonanie Jej, że najlepszym wyjściem (również dla Niej - wrrrr) jest jednak połączenie nas a nie podanie ogólnego adresu mailowego (ksiegowosc@......) zechce nam pomóc, to wspomniana na wstępie "zastępcza" Pani najczęściej polegnie na samym przekierowaniu rozmowy... I kiedy okazuje się, że sygnał słyszany w słuchawce (buuuu.... buuuuu.... buuuu) to nie jest kojąca nasze uszy melodia "Dla Elizy", tylko dźwięk rozłączonej rozmowy - jesteśmy w punkcie wyjścia...; Czasem taka błahostka doprowadza do szewskiej pasji.... Błagam moich dłużników o kompetentne Panie "zastępcze":) Z pozdrowieniami ze słonecznego Gdańska;

dodał/a: Bartłomiej dnia: 20.06.2017 r. o godzinie: 13:38

Bardzo ciekawe ujęcie problemu, który daje się rozwiązać prostymi ruchami. W czasach, kiedy żyjemy i pracujemy informacja to podstawa. Jeśli jest łatwo dostępna, zrozumiała i czytelna potrafi ułatwić życie zawodowe nasze i naszych kontrahentów. Rozwój technologii mobilnych pozwala na szybką reakcję niemal w każdej sytuacji. Dziękuję i proszę o więcej takich ciekawych artykułów.

dodał/a: Krzysztof dnia: 20.06.2017 r. o godzinie: 21:13

ok




Dodaj komentarz