dodał/a: Elżbieta Szymańska dnia: 27.09.2017 r. o godzinie: 23:13
0

zdjęcie przedstawia polskie banknoty ułozone jeden na drugim

Wszyscy się zgodzimy, że podpisanie umowy z kontrahentem jako zwieńczenie negocjacji to upragniony moment każdego przedsiębiorcy. Umowa określa zasady przyszłej współpracy, a jej warunki mają na celu zagwarantowanie stronom jasnych zasad, praw i obowiązków. Obowiązująca w Polsce swoboda zawierania umów pozwala kontrahentom decydować o samym fakcie zawarcia umowy, jej warunkach, czasie jej trwania, oczywiście w ramach przepisów prawa. Strony ustalają wszystkie aspekty, które mają znaczenie dla właściwego wykonania umowy. Wiemy z doświadczenia, że w trakcie negocjacji wiele punktów umowy ulega zmianom, z innych się rezygnuje na rzecz np. bardziej korzystnej ceny, niektórych bronimy, a jeszcze inne dodajemy. Mój wzrok zawsze przyciągają zapisy, których nie ma :-), dokładnie te, które dział sprzedaży „przehandlował” za inne ważne z ich punktu widzenia warunki. Dla mnie najistotniejsze są klauzule zabezpieczające spółkę przed utratą należności. Moje zadanie to myśleć o chwili, w której kontrahent przestaje płacić faktury. Powinnam przewidzieć wiele niekorzystnych zdarzeń, które mogą wystąpić. Jak to się mówi: kiedy chcesz pokoju, szykuj się na wojnę. A raczej zabezpieczaj, aby Cię ta wojna ominęła. Forma zabezpieczenia zależy od branży i może to być: gwarancja bankowa, kaucja (depozyt), oświadczenie w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji do obowiązku zapłaty, poręczenie, weksel, przelew wierzytelności na zabezpieczenie, hipoteka, zastaw i jeszcze parę innych. Z mojej dotychczasowej praktyki wynika, że gwarancja bankowa oraz kaucja są najlepsze.

Co to jest kaucja?

Kaucja według definicji jest kwotą pieniężną wpłacaną na konto kontrahenta, stanowiącą gwarancję wykonania umowy.

Kaucja wydaje się łatwym zabezpieczeniem: w umowie określa się jej wysokość, podaje numer konta do wpłaty i kontrahent wpłaca. Ze względu na brak definicji kaucji w przepisach podatkowych, czy ustawie o rachunkowości, strony muszą negocjować postanowienia dotyczące kaucji.

Celem uniknięcia niedopowiedzeń między stronami, dobrze skonstruowana umowa powinna zawierać następujące zapisy dotyczące kaucji:

  • termin i warunki wpłaty kaucji,

  • sposób wyliczenia wysokości kaucji,

  • konto do wpłaty,

  • warunki i okoliczności wymogu zwiększenia kwoty kaucji przez kontrahenta,

  • warunki skorzystania przez wierzyciela z kaucji (potrącenia),

  • warunki dysponowania kaucją przez wierzyciela,

  • określenie zasad uzupełnienia kaucji po skorzystaniu z niej przez wierzyciela (np. po pokryciu długu z kaucji),

  • termin i zasady zwrotu kaucji przez wierzyciela,

  • określenie, czy kaucja jest zwracana w wartości nominalnej (wpłaconej), czy też z naliczonymi odsetkami,

Oczywiście poziom szczegółowości zapisów zależy od możliwości, doświadczenia, branży i potrzeb. Zabezpieczenie w postaci kaucji często spotyka się w najmie oraz branży budowlanej (tutaj jako gwarancję wykonania robót). Wielu przedsiębiorców wybiera kaucję jako formę zabezpieczenia, ponieważ obsługa gwarancji kosztuje i skorzystanie z niej przez wierzyciela jest dotkliwsze dla dłużnika (uruchomienie gwarancji popsuje jego bankową wiarygodność-wolą tego unikać). Według mnie zapisy w umowie dotyczące kaucji powinny być ZAWSZE konsultowane z działem prawnym i windykacją. Dział windykacji patrzy na nie z perspektywy doświadczenia. Umie wskazać słabe i mocne strony posiadania kaucji w konkretnej sytuacji. Podaję przykład: dział sprzedaży wynegocjował stałą kwotę zabezpieczenia na czas trwania umowy np. 25.000 zł, a sama umowa została zawarta na 2 lata. W umowie jest zapis, że po roku kontrahent będzie płacił od stycznia 2018 większą kwotę za usługę o 10%, bo w okresie od stycznia do grudnia 2017 płaci mniej. Dodatkowo kontrahent w okresie letnim w 2018 roku, okresowo, wynajmie od nas powierzchnię magazynową. Wzrost stawki za usługę i najem magazynu nie został wliczony do kwoty zabezpieczenia. Błąd. Jeśli w 2018 roku kontrahent przestanie płacić, to wartość zadłużenia może przekroczyć wartość posiadanego depozytu. W takiej sytuacji można by było wprowadzić zapis zobowiązujący kontrahenta do uzupełnienia kwoty kaucji na okres wyższych opłat. Dział windykacji (osoba zajmująca się windykacją) powinien móc potwierdzać zapisy o zabezpieczeniach lub mieć prawo nanoszenia uwag w tym zakresie.

Kaucja w księgach.

Kaucja jest wpłacana na poczet wykonania transakcji handlowych i ma charakter zwrotny, co oznacza, że po zakończeniu umowy jest ona wpłacającemu zwracana na określonych warunkach. Otrzymanie kaucji o charakterze zwrotnym nie powoduje powstania przychodu w rozumieniu ustawy o PIT oraz CIT. Zaś wpłaty kaucji nie możemy zaksięgować jako koszt.

Kaucja przestaje mieć charakter zwrotny w momencie, kiedy wierzyciel zaspokaja z niej swoje uzasadnione roszczenia.

Jeśli wierzyciel wykorzysta kaucję (lub jej część) jako odszkodowanie (zgodnie z warunkami umowy) to kaucja staje się przychodem podatkowym. O szczegółach decyduje stan faktyczny.

Do otrzymanej kaucji nie wystawiamy faktury, noty, czy też zaświadczenia Czasami spotykam się z pytaniem o dokument potwierdzający wpłatę kaucji, bo przedsiębiorcy, szczególnie mikro przedsiębiorcy, boją się, że nie odzyskają pieniędzy i woleliby dodatkowe poświadczenie. Taki dokumentem jest przelew bankowy, dokonany na podstawie zawartej umowy, który zostaje odpowiednio zaksięgowany.

Pozdrawiam życząc dobrze zabezpieczonych należności.

podpis imieniem i nazwiskiem pod postem Elżbieta Szymańska



0 osób lubi ten post




Dodaj komentarz