dodał/a: Elżbieta Szymańska dnia: 03.06.2017 r. o godzinie: 00:00
3

Co może łączyć Billa Gatesa, Jurka Owsiaka, Jana Pawła II z Krzysztofem Pendereckim? Jeśli wiesz, to w zasadzie możesz nie czytać już dalej. Ale jeśli chciałbyś się dowiedzieć, to zarezerwuj sobie teraz tylko 5,25 minut (lub 6,25) i wyłącz telefon. To pierwsza rada, aby następne zadziałały. Zdziwisz się, że i Ciebie coś łączy z tymi osobami  - i nie chodzi tu o geny, narodowość czy kolor oczu. Każda z tych osób, Ty, Twój sąsiad, przyjaciel, czy wróg macie mianowicie tyle samo CZASU. Banał prawda ? Ale patrząc na niektóre osoby wydaje nam się, że inni tego czasu mają jakby trochę więcej. Ile ważnych rzeczy udało im się zrobić, osiągnąć, połączyć pracę z wychowaniem dzieci, działalność charytatywną z rozwojem osobistym. A my ciągle czujemy się w tzw.”niedoczasie”.

Co ma czas do windykacji? Każdy zapewne powie:„ Czas to pieniądz”. Dlatego też dziś podpowiem, jak efektywniej korzystać z poczty elektronicznej: jednego z największych dobrodziejstw ostatnich lat, ale jednocześnie jednego z największych pożeraczy czasu.

 Na zdjęciu widzimy komputer, który stoi na biurku. Na pulpicie komputera widoczny jest pomarańczowy napis MASZ WIADOMOŚĆ.

W 2008 oraz 2011 roku uczestniczyłam w programie PEP® (Personal Efficiency Program). Szkolenie dotyczyło zarządzania czasem, w tym przede wszystkim efektywnego zarządzania skrzynką mailową, kalendarzem (terminarzem) i również własnym biurkiem, czyli zadbaniem o porządek dookoła nas. Ktoś powie, że nie trzeba wydawać pieniędzy, aby zrobić porządek na biurku. Zapewne tak, ale osobiste przejście przez to szkolenie pokazało mi, jak wiele naszych nawyków może przeszkadzać w efektywnej pracy. Jako przykład podam tutaj stacjonarny telefon na biurku, a telefon, jak wiemy, jest podstawowym narzędziem pracy windykatora. Po tym szkoleniu poprosiłam o telefon bezprzewodowy, aby łatwiej mi było rozmawiać, przeglądając jednocześnie raport i robiąc notatki z rozmowy. To oczywiste, że nie wszyscy windykatorzy mają służbowe telefony komórkowe, więc udogodnienie w postaci bezprzewodowego telefonu byłoby niezwykle przydatne.

Indywidulane szkolenie zaczęło się od przejrzenia mojej skrzynki e-mailowej i pytania, jak często odpowiadam na e-maile. W tamtym czasie praktycznie to było non-stop. Pierwsza zmiana odnosiła się do ćwiczenia zmiany nawyku częstokrotności sprawdzenie przychodzących maili. Udało mi się wypracować nawyk otwierania poczty 3 (max 4 razy) razy w ciągu dnia: rano po przyjściu do pracy, po obiedzie oraz ok. godziny 15-tej. Czy właśnie słychać westchnięcie: chyba śni, u mnie to niemożliwe. Powiem tak: możliwe i do wypracowania. Z tej metody korzystają bardzo skuteczni managerowie, dyrektorzy oraz prezesi dużych firm. Wiem ile pracy wymaga zmiana, ale pomoże w tym jedno, proste działanie: WYŁĄCZ POWIADOMIENIA Masz Wiadomość”. Czy możesz teraz wyłączyć powiadomienia, jeśli masz tę funkcję aktywną? Kto nie próbował, ma szansę polepszyć jakość swojej pracy w ciągu minuty. A kto skutecznie spróbował, na pewno czuje zadowolenie.

60 sekund później :-)

Kolejna kwestia to odbieranie i czytanie e-maili. Sprawdzona zasada zajmowania się wiadomościami jest jedna: każdy e-mail powinien być objęty działaniem RAZ. Oznacza to, że otwarcie e-maila równa się podjęciu działania względem niego i zajęcia się każdym e-mailem po kolei.

Mamy kilka możliwości co zrobimy z otwartą wiadomością:

  1. Wysyłamy odpowiedź od razu, jeśli ją znamy.

  2. Przekazujemy wiadomość dalej do właściwej osoby, jeśli to ktoś inny jest odpowiedzialny za dany temat (zawsze przekazujemy e-mail również do nadawcy, aby wiedział od kogo ma oczekiwać odpowiedzi).

  3. Planujemy udzielenie pełnej odpowiedzi w późniejszym, ściśle określonym terminie, jeśli wymagane jest np. sporządzenie raportu, zestawienia, zeskanowania większej ilości dokumentów itp. (proponuję wydrukować e-mail i włożyć do teczki „pilne” lub zarchiwizować w folderze „pilne”- zależy od przyjętego systemu pracy).

  4. Czytamy i nie odpowiadamy – archiwizujemy lub usuwamy wiadomość

  5. Odpowiadamy lub działamy częściowo jeśli jest to możliwe i wynika z treści e-maila

  6. Usuwamy spamy lub wiadomości nie dotyczące naszej pracy, a prywatne wiadomości przesyłamy na prywatną skrzynkę (i otwieramy ją w domu) - utrzymuj drugie konto na prywatne wiadomości.

Na czytanie e-maili przeznacz konkretną ilość czasu, podzieloną na 3-4 pory w ciągu dnia. Z reguły każdy z nas wie, ile mniej więcej dostaje dziennie wiadomości. W czasie czytania e-maili nie odbieraj telefonów (chyba że od szefa :-) ) oraz odłóż na bezpieczną odległość telefon komórkowy, a przychodzących Kolegów i Koleżanki poproś o ponowny kontakt za 15-30 minut (lub Ty się odezwiesz). Skończysz jedno, zajmiesz się drugim. Na początku jest trudno i wymaga to w takim samym stopniu pracy nad sobą, jak i z ludźmi.

UNIKAJ PRZERYWNIKÓW

Wiem z rozmów z przedsiębiorcami, że najwięcej oporów budzi otwieranie poczty tylko 3-4 razy w ciągu dnia. „A jak będzie coś ważnego ?”. A czy to nie jest tak jak w życiu, że w WAŻNYCH i PILNYCH sprawach po prostu się dzwoni ?

Podpowiem jeszcze dwa sposoby dochodzenia do efektywnego prowadzenia korespondencji mailowej. Jednym z nich jest pisanie klarownego, jasnego tematu wiadomości: zamiast napisać „załącznik”, napisz „ Firma x – potwierdzenie salda na dzień”. Zamiast „raport”, napisz „ Zestawienie należności na dzień x w spółce x” (szczegóły wg potrzeb). Łatwiej nam się będzie żyło, bo w przypadku odpowiedzi na swój e-mail, będziemy wiedzieć czego dotyczy. Możesz przejrzeć swoje e-maila z dnia dzisiejszego i sprawdzić ile z nich ma tytuły, które niewiele Ci mówią o temacie sprawy.

Druga kwestia jest w sumie fundamentalna: nim wyślesz e-mail pomyśl, czy wszystkie wymienione osoby, powinny otrzymać od Ciebie tę wiadomość, a tym bardziej jeśli wysyłamy do kogoś e-mail w tzw. kopii. Wiem, wiem: często e-maile są wysyłane dla udokumentowania jakiegoś działania, ale czy to naprawdę jest konieczne? Pomyślmy zawsze nad tym, że e-mail to nie kartka bożonarodzeniowa i nie każdy powinien/musi ją otrzymać (w odróżnieniu od kartki, która sprawi radość). Czy naprawdę naszego szefa, współpracownika interesuje fakt, że zwracamy się do kogoś z jakimś zapytaniem, czy raczej ważne jest rozwiązanie problemu? Może dobry nawyk powróci i zaczniesz otrzymywać również mniej e-maili i będzie więcej czasu na inną pracę.

Mówi się, że czas to pieniądz. Mike Clayton podaje przykład jak łatwo zobrazować sobie to dosłownie. Każdy dzień to 86 400 sekund, czyli 1440 minut. Zamieniasz minuty na złotówki i masz do wydania 1440 zł. Dostajesz je o północy i masz do wydania przez następne 24h. Ale tracisz każdą złotówkę za źle wykorzystaną minutę. Pomyśl o tym budżecie i zrób wszystko, aby mądrze nim zarządzać i nie tracić ani grosza.

Czego każdemu serdecznie życzę.

Podpis Elżbieta Szymańska

 

Dla przypomnienia:

Na pomarańczowym tle jest widoczny tekst

 



0 osób lubi ten post

Komentarze (3)

dodał/a: Joanna B. dnia: 08.06.2017 r. o godzinie: 15:31

Wydaje mi się, że nie mam większego problemu z kontrolą nad swoją skrzynką. Za to dość często irytuje mnie bezmyślność nadawcy, który w DW dodaje absolutnie wszystkich, bez zainteresowania się, czy faktycznie temat tych osób dotyczy. Albo, jeszcze gorsza sytuacja, zupełnie bezzasadne używanie opcji \"odpowiedz wszystkim\" zamiast po ludzku, odpowiedzieć autorowi. Odbieram to jako nieszanowanie czasu współpracowników.

dodał/a: Magda dnia: 08.06.2017 r. o godzinie: 19:14

Cos w tym jest. Ja mam ten problem z prywatnymi mailami. Wiec zastosuje tutaj :)

dodał/a: Asia dnia: 09.06.2017 r. o godzinie: 22:57

Rewelacyjny tekst! Spróbuję skorzystać z Twoich doświadczeń, bo czuję, że bardzo mi to pomoże lepiej ogarnąć dzień. Dzięki!




Dodaj komentarz