dodał/a: Elżbieta Szymańska dnia: 04.01.2018 r. o godzinie: 20:08
0

Dzielenie się wiedzą na spotkaniach, szkoleniach i konferencjach uważam za bardzo interaktywne i tym samym efektywne, gdyż można wymieniać się doświadczeniem z innymi uczestnikami, rozmawiać o sprawdzonych rozwiązaniach w firmach i nawzajem inspirować. Practical Events, organizator wydarzeń wspierających rozwój firm, na swej stronie zamieszcza wywiady z ekspertami z różnych firm, którzy mówią o dobrych praktykach w swoich firmach. Dzięki wywiadom wiele osób może poznać sposób pracy i rozwiązania  stosowane przez ekspertów ze znanych firmach. Cieszę się, że znalazłam się w tym gronie i mogłam podzielić się wiedzą w wywiadzie. Mama nadzieję, że skorzystacie z paru wskazówek :-)

Practical Events: „To nie ja, to nie my”, czyli co daje silna współpraca działów windykacji, księgowości i sprzedaży w prewindykacji”. Taki tytuł nosi Pani wystąpienie podczas konferencji poświęconej zarządzaniu relacjami z klientami opóźniającymi płatności. Co chciałaby Pani przede wszystkim przekazać uczestnikom wydarzenia?

Elżbieta Szymańska Na przykładach z mojego doświadczenia, pokażę, że kluczem do sukcesu jest komunikacja, komunikacja i jeszcze raz komunikacja oraz szacunek dla pracy innych i swojej. Jeśli zapytamy 100 windykatorów zajmujących się windykacją B2B, z czym mają najwięcej problemów, to zapewne znaczna większość wskaże na komunikację z działem szeroko pojętej sprzedaży. Parafrazując Marka Twain’a: komunikacja to coś, o czym wszyscy mówią i się zachwycają, ale tylko niewielu stosuje i poznaje dogłębnie. Mam tu na myśli złożoność procesu, czyli ciągłą uważność, dostrzeganie potrzeb innych osób czy działów, a także zmieniające się środowisko biznesowe, zarówno wewnątrz firmy, jak i na zewnątrz. Firmy działają wg. raz ustalonych procedur, a procedury, jeśli nie ewoluują, w ciągu kolejnych lat mogą stać się kompletnie nieużyteczne w niektórych aspektach. To są kluczowe momenty, które pokazują, jak działa komunikacja w firmie i czy potrafimy przestawić działania na nowe tory. Kadra zarządzająca musi zadbać o stworzenie przestrzeni i klimatu do rozmowy, wymiany spostrzeżeń, krytycznych uwag wśród pracowników i z pracownikami. Menadżerowie powinni być jak W. Churchill, który słynął ze swej umiejętności słuchania i rozważania nawet najbardziej krytycznych uwag. Chcę pokazać, że dbałość o otwartą, przyjazną i co ważne systematyczną komunikację między działami, to najistotniejsze elementy, które zwiększają wzajemnego zaufania pracowników i motywację do pracy, a w efekcie budują sukces firmy.

 

PE: Jaki wpływ na proces windykacji ma dział sprzedaży?

Elżbieta Szymańska Absolutnie zasadniczy. Bardzo skrótowo można powiedzieć, że sprzedaż otwiera, a windykacja zamyka proces zarabiania pieniędzy i dodatkowo budowania wizerunku firmy. Wrócę do przykładu umowy, jako płaszczyzny, na której interesy działu sprzedaży i windykacji się spotykają i często ścierają. Wydawałoby się, że przy podpisywaniu kontraktu, zlecenia, najważniejsza jest cena produktu czy usługi. Co jednak z innymi warunkami umowy, którą zawieramy na parę lat? To działy windykacji, księgowości, dział prawny, kontrolingu, logistyki, spedycji pracują przez kolejne lata na warunkach wynegocjowanych przez dział sprzedaży. Mogę powiedzieć, że w IKEA Centres Polska S.A. ustaliliśmy z działem sprzedaży oraz działem prawnym, które punkty umowy, dotyczące windykacji i zabezpieczeń do umów, są dla windykacji „wrażliwe”, czy wręcz nietykalne oraz które wspólnie konsultujemy w przypadku negocjacji. Mamy świadomość swoich potrzeb – oni wiedzą na czym polega nasza praca, a my wiemy doskonale jakie wyzwania stoją przed działem sprzedaży. Skuteczna współpraca przekłada się na wyniki finansowe firmy. Pokażę podczas prezentacji przykłady zysków współpracy i strat wynikających z jej braku.

 

PE: Jak ocenia Pani skuteczność działań prewindykacyjnych?

Elżbieta Szymańska W relacjach B2B, bo o takich głównie mówię, ważne jest wypracowanie procedur prewindykacji, które będą dla nas odpowiednie. Istotne jest zbudowanie świadomości wśród działów współpracujących z windykacją, czym dla firmy są przeterminowane należności. Żaden dział nie jest samotną wyspą, praca każdego z nas przekłada się na wynik finansowy firmy. Jeśli prewindykacja racjonalnie angażuje handlowców, prawników czy księgowych, to świadomość skutków długów rośnie. Podam przykład prewindykacji w kooperacji z działem sprzedaży. Dział sprzedaży chce renegocjować kontrakt z klientem i zwraca się do nas z prośbą o sprawdzenie ratingu klienta w wywiadowniach gospodarczych. Okazuje się, że rating klienta, pomimo że płaci i nie posiada u nas zadłużenia, systematycznie się obniża, jest wpisany do biura informacji gospodarczej przez innych wierzycieli. Dział sprzedaży otrzymuje od nas dane do analizy pod kątem perspektyw współpracy z klientem w kolejnych latach. Takie działanie minimalizuje ryzyko finansowe firmy, jakim mogłoby się okazać przedłużenie kontraktu z firmą, która zaczyna tracić płynność finansową. Dobra prewindykacja jest ważna szczególnie przy zmianach przepisów prawa, które mają skutek dla działalności naszej lub naszych partnerów, spowolnienia gospodarczego, wahań kursów walut.

 

PE: Biorąc pod uwagę obecne wyzwania branży windykacyjnej, co właściwie znaczy „skuteczna windykacja”?

Elżbieta Szymańska Skuteczna, czyli taka, która zmniejsza do minimum ilość przeterminowanych należności. Przeterminowane faktury oraz upadłości firm będą zawsze. Chodzi tylko w jaki sposób się przed tym zabezpieczamy i jak pracujemy nad odzyskaniem naszych należności. Dla mnie skuteczna windykacja to sposób myślenia o należnościach już w momencie negocjacji kontraktu z klientem i jego realizacji przez wszystkie działy. Prewindykacją to proces, wymagający uwagi i zaangażowania. Kiedyś Magda Gessler powiedziała w jednym z odcinków „Kuchennych Rewolucji”: „Właściciele się bardzo starają. Zapominają tylko o tym, że produkty wraz z porą roku, zmieniają swój smak. I że przepis to nie wszystko. Trzeba wszystkiego próbować, zanim poda się gościom.” Pomyślałam o windykacji: schematy, procedury to nie wszystko, ważne jest myślenie o nich, czy są skuteczne, czy wymagają korekty, bo zmieniły się osoby, struktura, rozwiązania informatyczne a nawet przepisy prawa. Skuteczna windykacja aktywnie działa i analizuje nie tylko kwestie związane z dłużnikiem, ale też wewnętrzną sytuację firmy.

 

PE: O czym powinniśmy pamiętać chcąc budować dobre relacje z klientem zadłużonym?

Elżbieta Szymańska Wg mnie relacje zaczynamy budować już w momencie, w którym dział sprzedaży negocjuje warunki umowy. Jeśli Koledzy z działu sprzedaży przy negocjacjach powiedzą do klienta: „ Wie Pan/Pani, muszę to przedyskutować z działem windykacji. Koleżanki znają się na zabezpieczeniach, powiedzą, co możemy zaakceptować”, to dział windykacji od początku przedstawiany jest jako partner do rozmowy, bez negatywnego wydźwięku. Dobre relacje z klientem, zadłużonym czy nie, buduje nasze przygotowanie do każdej rozmowy, orientowanie się w planach działu sprzedaży co do współpracy z klientem, ogólne pojęcie na temat sytuacji firmy klienta (rozwój czy stagnacja). Poza merytorycznymi kwestiami bądźmy też pomocni, otwarci, po prostu empatyczni. Pamiętajmy, że zmieniamy się my i nasi klienci. Metody windykacji, które wczoraj się sprawdziły, jutro mogą być nieefektywne. Pracujmy nad sobą, rozwijajmy się sami, aby lepiej współpracować z klientami.

 

PE: Windykacjajestkobieta.pl – Pani Elżbieto, to kolejna inicjatywa, która wiele osób może pozytywnie zaskoczyć – jest Pani aktywną blogerką Dzieli się Pani swoim doświadczeniem, pomagając innym windykatorom w ich codziennych zmaganiach. O czym stara się Pani pisać najwięcej? Co ciekawi internatów?

Elżbieta Szymańska Wiele razy, po zakończonej współpracy, klienci dziękowali mi za okazaną pomoc, kiedy radziłam im, co powinni zrobić, aby odzyskać swoje pieniądze i zapłacić nasze faktury Okazuje się, że wielu przedsiębiorców ma opory przed wysłaniem wezwania, naliczeniem odsetek, zadzwonieniem do dłużnika, którym może być kolega ze studiów lub kuzyn. Nie znają się na księgowości, prowadzą rozliczenia w zeszycie lub za bardzo ufają managerom, którzy źle zarządzają. Kiedyś jednemu przedsiębiorcy pomogłam odzyskać dług: stworzyłam wzory wezwań, przygotowałam scenariusz procedury windykacyjnej. Dzięki temu to nam klient zapłacił kilkadziesiąt tysięcy zadłużenia. Wszystkie te historie zainspirowały mnie do działania, bo mam świadomość, że rozwiązanie problemu jest czasami na wyciągnięcie rękę. Bycie blogerem to zupełnie nowa rola. W mediach, tak jak w codziennej pracy, wiedza ma być użyteczna i sprawdzona. Dlatego najchętniej czytane są moje „mini-porady”. To krótkie i rzeczowe wskazówki, jak działać skutecznie, skuteczniej i najskuteczniej. W dziale „prawo w windykacji” jest dużo bardzo merytorycznych wpisów. Rekomenduję również książki, które mogą przydać się windykatorom w pracy (i nie tylko). Pozytywne komentarze zbiera cykl inspirujących wywiadów „Pieniądze to nie wszystko”, w którym przedsiębiorcy opowiadają jak widzą i tworzą swój biznes, co wg. nich jest najważniejsze, aby pracować, zarabiać i być zadowolonym człowiekiem. Największą poczytnością cieszył się wywiad z Łukaszem Urbańskim, znanym fryzjerem, który jako pierwszy całkiem zaufał mi i podzielił się swoim doświadczeniem (zapraszam na bloga tych, którzy nie czytali). Najważniejsza jest korzyść i przyjemność jaką mają odbiorcy treści na blogu lub fb. A tę tworzą również czytelnicy. Dlatego też cieszę się, kiedy różne osoby zgłaszają propozycje tematów do opisania na blogu. Zapraszam tym samym do kontaktu wszystkich, którzy chcieliby się podzielić swoją wiedzą w poście gościnnym w temacie szeroko, szeroko pojętej windykacji.

Link do pozostałych wywiadów z ekspertami http://practicalevents.pl/wywiady/



1 osoba lubi ten post




Dodaj komentarz