dodał/a: Elżbieta Szymańska dnia: 21.06.2017 r. o godzinie: 11:19
0

Na zdjęciu jest Pamela Anderson z filmu Słoneczny Patrol. Pamela biegnie po plaży trzymając koło ratunkowe.

Wszyscy wiemy, że są sytuacje, w których szukamy pomocy. Rozwijając i prowadząc działalność, sytuacji "podbramkowych" zdarza się zapewne wiele. Ale najbardziej bolesne są te, w których nie otrzymujemy zapłaty, mimo sprzedanego towaru, wykonanej usługi itd. Będąc realistami powinniśmy założyć, że kiedyś, ktoś nie zapłaci nam na czas naszej faktury. Posiadając nawet bardzo dobrze zorganizowany własny dział księgowy, windykacyjny, ustalone zasady współpracy z działem sprzedaży, to i tak powinniśmy być przygotowani na moment nieotrzymania pieniędzy od kontrahenta. Po wyczerpaniu wszelkich dostępnych kroków, zgodnych z naszymi wewnętrznymi procedurami, opartych na warunkach zawartej z partnerem umowy i w granicach prawa, kiedy nie chcemy jeszcze wypowiadać umowy i tym samym kończyć współpracy, kiedy uważamy, że jest za wcześnie na skierowanie sprawy na drogę sądową, należy rozważyć skorzystanie z usług wyspecjalizowanych instytucji w odzyskiwaniu pieniędzy i przekazanie windykacji długu do firmy zewnętrznej.

Kontakty z firmami windykacyjnymi możemy inicjować sami lub też firmy windykacyjne zgłaszają się do nas bezpośrednio, najczęściej jeśli reprezentujemy dużą Spółkę (ale nie jest to reguła).

Temat współpracy z firmami windykacyjnymi jest obszerny i ze względu na specyfikę formy odzyskiwania pieniędzy, wymaga szczegółowego omówienia. Wg mnie możemy podzielić go na cztery obszary:

  1. Analiza sytuacji: jaki mamy dług i czy warto przekazać windykację specjalistycznej firmie windykacyjnej.

  2. Zalety współpracy z firmą windykacyjną i nasze obawy przed tą współpracą.

  3. Wybór firmy windykacyjnej zgodnie z naszymi potrzebami oraz podpisanie umowy

  4. Monitoring współpracy z agencją i stała analiza wyników.

Pisząc analiza sytuacji, mam na myśli zastanowienie się, kiedy i jakie długi, możemy lub powinniśmy przekazać do windykacji zewnętrznej. Chodzi o to, aby kolejne miesiące, w których windykować będzie firma zewnętrzna, nie były czasem straconym. Przykład: jeśli wiemy z innych źródeł, z dotychczasowej współpracy, że dłużnik nie ma majątku, miał wcześniej sprawy sądowe zakończone umorzeniami itp., to sens ma tylko wystąpienie z pozwem do sądu.

Zaczynamy od punktu nr 1 i przejrzenia swoich dotychczasowych działań. Na początku potwierdźmy sobie, że wykorzystaliśmy wszystkie środki kontaktu z dłużnikiem, negocjacji, nacisku oraz że dzwoniliśmy, pisaliśmy e-maile, wysłaliśmy wezwanie do zapłaty (w tym pod rygorem wpisu długu do Krajowego Rejestru Długów), a mimo to dłużnik milczy i nie reaguje na wezwania do zapłaty. Ogólnie wyczerpaliśmy wszystkie znane metody odzyskiwania długu.

  1. Rozpatrujemy powody braku zapłaty:

    1. Powody, które eliminujemy z założenia, bo dłużnik ich nie zgłosił:

      • brak faktury

      • błędne obciążenie

      • brak zlecenia, umowy na podstawie, których dokonaliśmy obciążenia

      • wady dostarczonego towaru, źle wykonana usługa

    2. Powody braku zapłaty, które bierzemy pod uwagę ze względu na doświadczenie w dotychczasowej współpracy z dłużnikiem:

      • brak środków na zapłatę faktury

      • inwestowanie środków w inną działalność, zamiast regulowanie należności wierzycielom

      • brak płynności finansowej związany tzw. sezonowością sprzedawanych produktów lub usług

    3. Powody, które mogą występować:

      • problemy dłużnika na rynku (spadek sprzedaży związany z kryzysem gospodarczym, wzrostem kursów walut)

      • problemy dłużnika z innymi wierzycielami i posiadanie spraw w sądzie lub u komornika

      • zgłoszenie długu przez innych wierzycieli do Krajowego Rejestru Długów

      • zgłoszenie przez innych wierzycieli wniosku o upadłość naszego partnera

    4. Powody, które dłużnik podaje, ale nie wynikają one z charakteru naszej współpracy:

      • losowe zdarzenia

      • zmiana oprogramowania lub systemu księgowego lub przekazanie księgowości do firmy zewnętrznej (czasowe „zamieszanie”)

      • braki kadrowe lub osób odpowiedzialnych za akceptację, dokonywanie płatności (czasowy problem)

Analizujemy dane dłużnika raz jeszcze w systemach rejestrowych spółek, działalności gospodarczych (czy dokonano wpisów o zmianach mających wpływ na sytuację dłużnika), w Internecie, prasie, w Krajowym Rejestrze Długów lub innym rejestrze zadłużeń (czy inny wierzyciel nie wpisał długu naszego partnera), a nawet spróbujmy osobiście pojechać pod siedzibę dłużnika (jeśli dług jest spory i dłużnik prowadzi działalność, która możemy zmonitorować) i zobaczmy co się dzieje. W przypadku bardzo dużego długu, możemy nawet skorzystać z usług detektywa, który dostarczy informacji o dłużniku z prowadzonych obserwacji. Te informacje pozwolą oszacować szanse odzyskania długu. Trzeba się liczyć z kosztami, ale informacja, że dłużnik jest na granicy bankructwa będzie bezcenna, bo unikniemy zbędnych działań odraczających skierowanie sprawy na drogę sądową. Wypiszmy sobie najbardziej prawdopodobne powody nieotrzymania pieniędzy od dłużnika przy każdej nieuregulowanej fakturze

W tym wypadku zasada jest zawsze jedna: „Ile włożonej energii, tyle widocznego efektu.”

Po okresie negocjacji (miesiąc-dwa, oczywiście zależy od sytuacji i partnera) i prób wyegzekwowania zapłaty, sugeruję wysłać ostateczne wezwanie do zapłaty (z terminem spłaty długu 7 dni od daty wysłania pisma) pod rygorem skierowania sprawy do windykacji zewnętrznej lub skierowania sprawy na drogę sądową.

Omówienie zakładanych powodów braku płatności, w pierwszej rozmowie z firmą windykacyjną, urealni szanse na odzyskanie naszych pieniędzy. Jeśli firma windykacyjna oceni na podstawie swoich danych oraz naszych, że sama nic więcej nie zadziała i nie odzyska pieniędzy (czyli nie zarobi), nie podejmie się przyjęcia od nas zlecenia. Zaoszczędzi nam to czasu, przeterminowanie długu nie będzie rosnąć, a my będziemy musieli pomyśleć o podjęciu pilnie innych kroków (np. pójście do sądu).

Ponadto w ramach analizy własnych możliwości windykacyjnych, sprawdźmy, czy mamy wystarczająco dużo osób do windykacji, kto tak naprawdę windykuje (od czasu do czasu dział księgowy? dział sprzedaży? a może asystentka dyrektora?), czy robimy to wg. określonych procedur, czy też wtedy, gdy w raportach pojawiają się przeterminowane, ponad 2-3 miesiące, należności? A może więcej zapłacimy naszemu pracownikowi za windykację długu, niż ten dług wynosi? Pamiętajmy, że firmie windykacyjnej najczęściej płacimy ustalony % od odzyskanych kwot. To są m.in. czynniki, które bierzemy pod uwagę podejmując decyzję o współpracy z firmą windykacyjną. O wyborze odpowiedniej firmy windykacyjnej, rodzaju umowy, wadach i zaletach współpracy, napiszę w kolejnych postach.

Jeśli mamy podpisaną umową z Krajowym Rejestrem Długów lub Biurem Informacji Gospodarczej, to informacja o tym powinna obowiązkowo zostać umieszczana na każdym wezwaniu do zapłaty (zgodnie z określoną formułą). Po pierwsze taki jest wymóg prawny (musimy uprzedzić dłużnika o zamiarze wpisania go do rejestru), a pod drugie jest to czynnik psychologiczny. Element ten również wpływa na zwiększenie szans na odzyskanie pieniędzy, czy to przez nas, czy też przez firmę zewnętrzną.

Bądźcie jak Tommy Lee Jones w „Ściganym”, bo liczy się konsekwencja w działaniu. Bądźcie jak załoga "Słonecznego Patrolu", bo liczy szybkość każdego ruchu! I tego Wam życzę :-)



1 osoba lubi ten post




Dodaj komentarz